База знаний / Новости / Обзор файлового менеджера
Обзор файлового менеджера
Обзор раздела «Облако / файлы» в CRM-INSAL: как устроено хранилище, какие файлы можно загружать, как работает просмотр, редактирование, совместный доступ и корзина.
Раздел «Облако / файлы» в CRM-INSAL — это рабочее пространство для хранения и обмена файлами внутри системы. Здесь можно загружать документы, таблицы, презентации, изображения, аудио- и видеофайлы, открывать их для просмотра, редактировать поддерживаемые форматы, скачивать на устройство и при необходимости восстанавливать из корзины.
Этот раздел нужен для повседневной работы с файлами по услугам, задачам и взаимодействию с командой INSAL. Вместо пересылки документов по почте и мессенджерам все материалы можно хранить в одном месте внутри CRM.
Когда использовать этот раздел
Раздел «Облако / файлы» используйте, если вам нужно прикрепить договор, счёт, таблицу, презентацию, изображение или другой рабочий файл, передать его менеджеру или специалисту INSAL, открыть документ для просмотра, отредактировать поддерживаемый файл прямо в CRM либо восстановить ранее удалённый документ из корзины.
Если файл относится к работе в CRM-INSAL, его удобно хранить именно здесь.
Что важно знать перед началом работы
Общий объём хранилища для одного пользователя составляет 500 МБ.
Максимальный размер одного файла — 25 МБ.
В разделе используется основная рабочая папка «Мои документы». Создавать вложенные папки внутри неё нельзя.
При нажатии на название файла открывается режим просмотра. Редактирование по нажатию на название не запускается. Чтобы открыть файл в режиме редактирования, нужно нажать на кнопку с тремя точками рядом с файлом и выбрать пункт «Редактирование».
Не все медиафайлы можно просмотреть прямо в браузере. Некоторые форматы можно хранить в CRM, но встроенный просмотр для них может быть недоступен. В таких случаях файл будет доступен для скачивания.
Если при загрузке выбран файл неподдерживаемого формата или файл больше 25 МБ, система может показать ошибку загрузки. В этом случае закройте окно загрузки и выберите файлы заново, предварительно проверив формат и размер каждого файла.
Как устроен раздел
1. Папка «Мои документы»
Основная рабочая папка в разделе — «Мои документы». Именно в ней обычно размещаются файлы клиента, связанные с текущей работой в CRM-INSAL.
В стандартном сценарии это главная папка для загрузки, просмотра, редактирования, скачивания и восстановления файлов. Вложенность папок в разделе не предусмотрена.
2. Список файлов
Файлы отображаются в виде таблицы. В списке можно увидеть название файла, тип, расширение, размер, дату создания и дату изменения.
По названию файл открывается в режиме просмотра. Для дополнительных действий используется меню файла.
3. Поиск и фильтр
Если файлов в папке много, можно воспользоваться поиском по названию. Также доступен фильтр по типу файлов, чтобы быстрее находить нужные документы, таблицы, изображения, презентации или медиафайлы.
4. Загрузка файлов
В разделе доступна загрузка одного или нескольких файлов за один раз. Добавлять можно только поддерживаемые форматы и только в пределах допустимого размера.
Если среди выбранных файлов есть неподходящий формат или превышен лимит по размеру, загрузка может завершиться ошибкой. В такой ситуации нужно закрыть окно и повторить загрузку, внимательно проверив выбранные файлы.
5. Информация о доступном месте
В интерфейсе отображается, сколько места уже занято и сколько ещё доступно. Это помогает контролировать лимит хранилища и вовремя удалять ненужные файлы.
Что можно делать с файлами
В разделе «Облако / файлы» можно загружать файлы в рабочую папку, открывать их для просмотра, скачивать на устройство, редактировать поддерживаемые форматы и удалять в корзину.
Для части медиафайлов доступен предпросмотр. Он может отображаться в небольшом всплывающем окне при наведении на файл. Полный режим просмотра открывается на отдельной странице.
Редактирование доступно для файлов форматов DOCX, XLSX и PPTX. После внесения изменений файл нужно сохранить вручную.
Если файл был удалён, он сначала попадает в корзину. Пока срок хранения не истёк, его можно восстановить.
Кто имеет доступ к файлам
Папка «Мои документы» не является личным закрытым хранилищем. Это рабочая папка с совместным доступом.
Загруженные в неё файлы доступны клиенту, менеджеру и другим специалистам INSAL, если они подключены к работе по услуге, задаче или проверке. Поэтому в папку следует загружать только те файлы, которые относятся к работе в CRM-INSAL и могут потребоваться участникам процесса.
Какие файлы можно хранить в разделе
В разделе можно хранить документы, таблицы, презентации, изображения, аудио- и видеофайлы.
Поддерживаются следующие форматы: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT, XLS, XLSX, CSV, ODS, JPG, JPEG, PNG, WEBP, GIF, MP3, MP4, AVI, MOV, MKV, WAV, OGG, PPT, PPTX.
При этом возможность встроенного предпросмотра и просмотра зависит от формата файла и поддержки со стороны браузера. Некоторые файлы можно хранить в системе, но нельзя открыть для просмотра прямо в CRM.