Папка «Мои документы»: кто имеет доступ и как ей пользоваться

Несмотря на название, папка «Мои документы» не предназначена для личного хранения файлов вне работы в CRM. Это рабочее пространство, в котором клиент и специалисты INSAL могут совместно использовать нужные материалы.

Кто имеет доступ к файлам в папке

Файлы, загруженные в папку «Мои документы», доступны не только клиенту. Их также видят сотрудники INSAL, которые участвуют в работе по вашей задаче, услуге или проекту внутри CRM.

Как правило, доступ к файлам в папке имеют:

• клиент;

• менеджер, ведущий работу;

• другие специалисты INSAL, если они подключены к задаче;

• в отдельных случаях — руководитель или ответственный сотрудник для контроля и проверки работы.

Важно: папка «Мои документы» не является личным закрытым хранилищем. Если файл загружен в эту папку, его могут видеть участники работы, у которых есть доступ к вашей задаче или услуге в CRM-INSAL.

Поэтому в папку стоит загружать только те документы и материалы, которые относятся к работе в системе и могут понадобиться участникам процесса.

---

Для чего нужна папка «Мои документы»

Папка «Мои документы» используется как единое место для хранения рабочих файлов внутри CRM-INSAL. Она нужна для того, чтобы все важные документы были под рукой и не терялись в переписке, почте или мессенджерах.

Обычно в этой папке хранят:

• договоры, счета, акты и другие документы;

• таблицы, расчёты и отчёты;

• презентации;

• изображения, сканы и фотографии;

• аудио- и видеофайлы, если они нужны для работы по задаче.

Папка помогает держать все материалы в одном месте и упростить совместную работу с менеджером и другими специалистами INSAL.

---

Как правильно использовать папку

Чтобы папка «Мои документы» оставалась удобной в работе, лучше сразу придерживаться простых правил.

Загружайте в неё только те файлы, которые относятся к вашей работе в CRM-INSAL. Если документ, изображение, таблица или видео нужны для оказания услуги, согласования, проверки, расчёта или обмена информацией с командой INSAL, их имеет смысл хранить именно здесь.

Не стоит использовать папку как личный архив для посторонних файлов, которые не связаны с задачами в CRM. Это усложняет поиск нужных документов и создаёт лишний беспорядок.

Старайтесь использовать понятные названия файлов. Это особенно важно, если в папке работает не только клиент, но и менеджер, а также другие специалисты. Аккуратные названия помогают быстрее находить нужные материалы и уменьшают риск ошибок.

Также важно помнить, что просмотр файла и редактирование файла — это разные действия. По нажатию на название файла открывается режим просмотра. Для редактирования нужно открыть меню файла и выбрать соответствующее действие.

---

Какие файлы стоит загружать в папку

В папку «Мои документы» лучше загружать только те файлы, которые действительно нужны в работе и могут потребоваться участникам процесса.

Подходящие примеры:

• договоры, приложения, счета, акты, спецификации;

• рабочие таблицы, расчёты, отчёты;

• презентации и коммерческие материалы;

• сканы документов, фотографии, изображения;

• аудио- и видеофайлы, если они относятся к задаче.

Если файл не связан с оказанием услуг, работой по проекту или взаимодействием в CRM-INSAL, хранить его в папке обычно не требуется.

---

Что важно учитывать при работе с папкой

При работе с папкой «Мои документы» важно учитывать несколько особенностей.

Вложенные папки внутри неё не предусмотрены. Это значит, что создавать подпапки и сложную внутреннюю структуру нельзя. Все файлы размещаются в пределах доступной структуры раздела.

Общий объём хранилища для одного пользователя CRM составляет 500 МБ. Максимальный размер одного файла — 25 МБ. Если файл превышает этот размер или имеет неподдерживаемый формат, загрузка может завершиться ошибкой.

При нажатии на название файла открывается режим просмотра. Если нужно изменить файл, использовать нужно меню с тремя точками рядом с ним. Именно через это меню открывается режим редактирования для поддерживаемых форматов.

Также важно учитывать, что не все медиафайлы поддерживают просмотр прямо в браузере. Некоторые файлы можно хранить в CRM-INSAL, но встроенный просмотр для них может быть недоступен. В таких случаях файл обычно можно скачать и открыть на устройстве.

Если в папке много документов, лучше заранее следить за понятными названиями и не загружать лишние файлы. Это упрощает работу и вам, и специалистам INSAL.

---

Папка «Мои документы» — это основное рабочее пространство для файлов в CRM-INSAL. Если использовать её по назначению и учитывать правила совместного доступа, работать с документами внутри системы будет заметно проще.